این همایش که از سوی اداره ورزش و جوانان شهرستان آوج با همکاری  ادارات شهرستان از جمله سپاه پاسداران برگزار شده بود از مقابل مسجد امام علی ابن ابیطالب(ع)  تا سالن ورزشی شهداء ادامه داشت که در آن  حاضرین مسیر تعیین شده را با پای پیاده طی کردند.

یک دستگاه دوچرخه جایزه ویژه این همایش بود که در راستای آن کمک هزینه  سفر به مشهد مقدس ، لوازم ورزشی و خانگی نیز بین حاضرین قرعه کشی شد.

گفتنی است جوایز این همایش از سوی ، فرمانداری ، شورای اسلامی  ، شهرداری تهیه شده بود که در آن از برگزیدگان مسابقات شعر رضوی نیز تجلیل شدند .

پرسنل نیروی انتظامی شهرستان آوج به عنوان تامین کنندگان نظم و امنیت در این مراسم حضور داشتند.

امدادگران جمعیت هلال احمر شهرستان آوج نیز در این همایش حضور داشتند تا در صورد بروز حادثه اقدامات لازم را انجام دهند.